MIEJSCE ZAŁATWIENIA SPRAWY
Urząd Stanu Cywilnego w Rabce-Zdroju
ul. Parkowa 2
34-700 Rabka-Zdrój
tel. 18-26-80-460, faks 18-26-77-700
e-mail: usc@rabka.pl
WYMAGANE DOKUMENTY
- Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski wzory wniosków stanowią załączniki: załącznik nr 1 – wzór wniosku o dokonanie transkrypcji aktu urodzenia sporządzonego za granicą do rejestru stanu cywilnego, załącznik nr 2 – wzór wniosku o dokonanie transkrypcji aktu małżeństwa sporządzonego za granicą do rejestru stanu cywilnego; załącznik nr 3 – wzór wniosku o dokonanie transkrypcji aktu zgonu sporządzonego za granicą do rejestru stanu cywilnego). W przypadku transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa oświadczenie małżonków o wyborze nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenie o wyborze nazwisk dla dzieci pochodzących z małżeństwa (załącznik nr 2a) jeśli zagraniczny dokument podlegający transkrypcji ich nie zawiera.
- Dokument tożsamości.
- dowód osobisty lub paszport
- Oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego, który ma być wpisany, względnie fotokopia potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego ( EOG ) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.
Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976r.
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktów stanu cywilnego z pośrednictwa konsula RP. We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.
- Jeżeli wniosek jest składany za pośrednictwem osób których akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy), wówczas wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe upoważniające pełnomocnika do dokonania transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Pełnomocnictwo udzielone wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu zwolnione jest
z opłaty skarbowej. W pozostałych przypadkach winno być opłacone opłatą skarbową w wysokości 17 zł. (wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 4).
- Dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej ( jeśli posiadała ) w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu.
- Dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu stanu cywilnego, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP.
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
Niezwłocznie, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.
SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY
Przeniesienie do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego i wydanie jego odpisu zupełnego.
Decyzja administracyjna w przypadku odmowy przeniesienia zagranicznego aktu w trybie transkrypcji do rejestru stanu cywilnego.
OPŁATY
- Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego przeniesionego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego - 50,00 zł.
- Opłata skarbowa od złożenia pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
- Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać:
- przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Rabce-Zdroju ul. Parkowa 2,
nr rachunku 10 1020 3466 0000 9502 0004 3380 PKO BP O/Rabka-Zdrój
- na miejscu, w kasie Urzędu Miejskiego
INFORMACJE DODATKOWE
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL
W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.
Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy,
w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się
w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Osoby uprawnione:
Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć:
- osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,
- osoba która wykaże interes prawny.
Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.
UZUPEŁNIENIE BRAKUJĄCYCH W ZAGRANICZNYM AKCIE DANYCH:
Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Osoba występująca z wnioskiem
o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.
Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej.
Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.
Opłata skarbowa od wydania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu - 39 zł
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
W przypadku gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.
TRYB ODWOŁAWCZY
Odwołania w sprawie odmowy wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Małopolski za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia (art. 127 § 1 i 2 oraz art. 129 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego).
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 104-107, art. 113 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz.1741 ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 204)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U.
z 2015 r., poz. 225)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 204)
- Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 9 września 1976 roku dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz.U z 2004 r. nr 166, poz. 1735)
- Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.)
- Ustawa o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 roku ( t.j. Dz.U. z 2014 r. , poz. 1628 ze zm.)
